Stephanie Calant en Tamara Roels over de rol van personal assistent

Als Tamara Roels, community-bouwer bij ETION, ons meeneemt naar Howest in Kortrijk, is het om me voor te stellen aan een professional die net als zij faciliteert. Zoals Tamara peergroepen bijeenbrengt en de omstandigheden creëert voor openhartige maar vertrouwelijke gesprekken, is ook Stephanie Calant in haar rol van directieassistent het verbindend element in een breed netwerk.

ETION: Hoe leerden jullie elkaar kennen?

Tamara Roels: “Toen ik 7 jaar geleden begon bij ETION en CEO’s contacteerde, botste ik vaak op de personal assistant (PA). Zij of hij besliste of ik al dan niet een afspraak kreeg met hun leidinggevende. Ik leerde een aantal PA’s beter kennen als echte professionals en het werd me duidelijk dat ook zij baat hebben bij een klankbord van gelijkgestemden.”

Stephanie Calant: “Howest geeft haar medewerkers de kans om zich blijvend te professionaliseren. De sessies van ETION passen in dat kader.”

ETION: En kwam je bij Tamara terecht.

Tamara Roels: “Ik kreeg spontaan veel positieve reacties zoals die van Stephanie en al snel hadden we onze eerste sessie voor een peergroep met 15 PA’s. In het begin was het een beetje aftasten, maar ik voelde al bij de eerste sessie dat er veel kennis in de groep aanwezig was. We zijn dan verder gegaan met sessies waarbij één van de deelnemers de lead nam. Stephanie stelde onmiddellijk voor om ook eens een sessie bij Howest in Kortrijk te doen. Ze had al een duidelijke visie op haar functie, zoals wel bleek uit een artikel dat ze schreef voor LinkedIn, waarin ze afrekende met een achterhaald beeld van de ‘koffiedame’."

Stephanie Calant: “Inderdaad. Onze rol gaat verder dan de agenda beheren. We screenen mails, bereiden antwoorden voor,… Dat kan enkel als we de strategische dossiers kennen waar de leidinggevende mee bezig is en als we knelpunten en opportuniteiten zien. We weten en kennen de interne keuken van de organisatie en zijn vaak het eerste aanspreekpunt voor de interne en externe communicatie. In mijn contact met mijn collega’s capteer en verbind ik. Een ervaren directieassistent kan als geen ander ‘horen, zien en zwijgen’. Het is cruciaal dat de leidinggevende weet dat hij of zij honderd procent op onze discretie kan rekenen.”

Onze groep merkt ook hoe de uitwisseling van ervaringen tot beter inzicht in het eigen functioneren leidt en versterkend werkt op onze verdere professionalisering.

Tamara Roels: “De peergroep voor personal assistants kwam inmiddels goed op dreef en er zijn er nu al meerdere.”

Stephanie Calant: “Meteen al bij het eerste contact, voelde ik dat we op een zelfde golflengte zitten. De deelnemers zijn net als ik directieassistenten die met beide voeten op de grond staan, die een duidelijke visie hebben op hun functie en die hun competenties willen aanscherpen. Onze groep merkt ook hoe de uitwisseling van ervaringen tot beter inzicht in het eigen functioneren leidt. De sessies bij ETION zijn opnieuw een stapsteen op mijn professioneel, maar ook op mijn persoonlijk groeipad. Ik vind het verrijkend om achteraf met collega’s van gedachten te wisselen. De spontane kruisbestuiving is belangrijk, ook al pas je niet onmiddellijk alles toe. Soms zoemen dingen op de achtergrond en — vaak op een onverwacht moment — komen ze weer naar boven. Kleine of grote AHA-momentjes, noem ik ze.”

Lees het volledige artikel in het juninummer van Ondernemen.