Functioneringsgesprek zinvol?

Auteur: 
De Tijd

Column van Caroline  Ven (De Tijd, 16 december 2015)

De laatste weken van het jaar zijn doorgaans de drukste. De rush voor de kerstvakantie. Alle budgetten moeten rond zijn, de forecasts gemaakt, de laatste raden van bestuur gehouden om de cijfers en plannen goed te keuren.

En dan, vlak na Nieuwjaar, zijn ze er weer: de jaarlijkse functioneringsgesprekken. De medewerkers passeren een voor een de revue. Aangezien ik een voorstander ben van een platte organisatiestructuur, zijn dat er nogal wat. Maar als ik heel eerlijk ben, kijk ik er doorgaans wat tegenop.

Synthese

Begrijp me niet verkeerd. Die gesprekken zijn zeker zinvol. Het geeft ons de gelegenheid samen te overlopen wat goed liep het afgelopen jaar en waar verbetering mogelijk is. Wat de doelstellingen voor volgend jaar zijn. Of er nood is aan bepaalde opleidingen. En hoe men zich voelt in het team.

Gelukkig leiden die gesprekken zelden tot verrassingen. We zijn een kleine organisatie, dus leggen we ons oor ook tijdens het jaar al voldoende te luisteren. Wat uitgesproken moet worden, is de revue al gepasseerd. En zo niet, was het niet belangrijk genoeg. En dus maken we eerder een synthese van wat we doorgaans al wisten.

Eigenaarsmentaliteit

Maar veel energie geeft dat niet. Niet voor mij en ik veronderstel ook niet voor de anderen. Hoog tijd dus om het over een andere boeg te gooien. Het is een boutade, maar daarom niet minder waar: de mensen maken de organisatie. Heel wat studies hebben het aangetoond. Zonder gemotiveerde medewerkers, geen gelukkige klanten. Engagement of betrokkenheid is in het moderne managementjargon het toverwoord dat leidt tot een hogere productiviteit en betere resultaten.

Dus waarom daar niet wat meer naar handelen? Engagement hangt vaak samen met mensen die de ruimte krijgen om mee te bepalen hoe de job wordt ingevuld. Mee proactief nadenken over wat de prioriteiten zijn en hoe ze aan te pakken. Zoals een recent artikel in 'Harvard Business Review' het noemde: hoe medewerkers laten handelen als eigenaars?

Toegegeven, het kan als muziek in de oren klinken. Want medewerkers met een eigenaarsmentaliteit zullen zich heel wat van de uitdagingen waar een organisatie voor staat, spontaan eigen maken. De eigen functie-invulling wordt al snel in een ruimer kader geplaatst met een verantwoordelijkheid voor het geheel. Geen twijfel mogelijk, doen dus.

Feedback

Maar zo eenvoudig is dat natuurlijk niet te realiseren. Zelfs het toekennen van een financiële bonus gebaseerd op de resultaten volstaat niet. Het is belangrijk dat de traditionele feedback, die vaak steunt op het opvolgen van gegeven taken en opdrachten nadat ze zijn uitgevoerd, overhoop wordt gehaald.

Feedback betekent in zo’n schema veel meer vooraf het oor te luisteren leggen over de plannen voor de organisatie en de rol die iedereen daarin kan spelen. Samen de prioriteiten bepalen, de begroting voorbereiden, keuzes maken voor investeringen en besparingen. Maar ook op een transparante manier monitoren of de ambities worden gerealiseerd en tijdig bijsturen waar nodig.

Laat de jaarlijkse functioneringsgesprekken dus maar snel plaatsmaken voor een permanente feedbackcultuur. Wie gedacht had daardoor minder tijd te hoeven besteden aan overleg, heeft het wel niet goed begrepen.

Copyright © 2015 Mediafin. Alle rechten voorbehouden